FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR OFFENE KOMMUNIKATIONSSYSTEME

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Dr. Jens Klessmann
Dr. Jens Klessmann
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Studie: Ein soziales Netzwerk für die öffentliche Verwaltung

01. Aug. 2012 bis 31. Dez. 2013

Durch den demografischen Wandel verliert die öffentliche Verwaltung in naher Zukunft viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und mit ihnen einen erheblichen Erfahrungsschatz. Dieser Gefahr kann durch den Einsatz sozialer Netzwerke entgegengetreten werden.

Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sind heute mit einer wachsenden Informationsflut und zunehmend komplexeren Aufgaben konfrontiert. Gleichzeitig stoßen bestehende Kommunikationssysteme wie E-Mail oder herkömmliches Intranet an ihre Grenzen, da sie eine Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Wissensaustausch über Behördengrenzen hinweg nur vereinzelt unterstützen. Das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme FOKUS hat deswegen zusammen mit der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer untersucht, inwieweit sich ein soziales Netzwerk als Kommunikationskanal für öffentliche Verwaltungen eignet. Die Studie wurde vom ISPRAT e.V. gefördert.

Als neue Plattform soll ein internes Netzwerk nicht nur den Austausch von Wissen beschleunigen und Informationssilos aufbrechen, sondern auch die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Verwaltungen fördern. Im privaten Sektor etablieren sich bereits unternehmensinterne soziale Netzwerke, mit denen Informationen und Kommunikation individualisiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden können. In öffentlichen Verwaltungen gibt es für ein soziales Netzwerk jedoch andere Herausforderungen: einerseits wollen Verwaltungsmitarbeiter zunehmend Transparenz, Digitalisierung, Virtualisierung und Vernetzung, wie sie es vom Web 2.0 gewohnt sind. Andererseits besteht eine ressort- und ebenenbezogene Trennung in Rechts-, Entscheidungs-, Arbeits- und Wissensräume mit eigenen Technologien, Strukturen und Kompetenzen.

Die Studie zeigt auf, wie Veränderungen der Verwaltungskultur und -organisation bewältigt und die Potenziale eines Wandels vom Enterprise 1.0 zum Enterprise 2.0 auch für die öffentliche Verwaltung nutzbar gemacht werden können. Es werden rechtliche, organisatorische und technische Fragestellungen beleuchtet und Handlungsempfehlungen gegeben, wie ein solches soziales Netzwerk beschaffen sein sollte:

  • Motor für Modernisierung: Um E-Government und Open Government erfolgreich umzusetzen, muss die Verwaltung übergreifend handeln. Ein soziales Netzwerk, das verschiedene Verwaltungen intern verbindet, kann dazu als Übungsplatz dienen.
  • Moderner Arbeitgeber: Die Verwaltung wird durch den Einsatz moderner Arbeitsmittel wie einem sozialen Netzwerk attraktiver für jüngere Mitarbeiter und verhindert das Abwandern auf Facebook und Co.
  • Kulturwandel unterstützen: Das Handeln in Netzwerkstrukturen erfordert Lernbereitschaft, Selbstvertrauen, Fehlertoleranz. Ein internes soziales Netzwerk ermöglicht es, damit vertraut zu werden.
  • Netzwerklogik lernen: Ein soziales Netzwerk dient als begleiten-des Instrument des Kulturwandels und hilft, die Vorteile von Zusammenarbeit im Arbeitsalltag erlebbar zu machen.
  • Mehrwert sichern: Kollaborationstools, die Doodle oder Dropbox ähneln, eine Jobbörse oder spielerische Anreize wie Belohnungen für verfasste Blogbeiträge sorgen dafür, dass es sich lohnt, das soziale Netzwerk zu nutzen.
  • »Aus der Verwaltung für die Verwaltung«: Das soziale Netzwerk sollte als originäres Angebot der Verwaltung für die Verwaltung bereitgestellt werden und nicht auf ein bestehendes, privates Netzwerk zurückgreifen. Das sichert den Datenschutz und steigert die Akzeptanz bei den Nutzern.
  • Spielregeln formulieren: Die Nutzung sozialer Netzwerke erfordert Regelungen wie Dienstvereinbarungen oder Social Media Guidelines.
  • Legitimierung und Förderung: Das soziale Netzwerk sollte als offizielles internes Arbeitsmittel eingestuft, ausgewiesen und gefördert werden.
  • Klare Strategie: In welchem Umfang das soziale Netzwerk und entsprechende Technologien zum Einsatz kommen, muss strategisch geplant werden.
  • Anbindung an den IT-Planungsrat: Eine zentrale, beim IT-Planungsrat angesiedelte Anwendung, z.B. als Cloud-Angebot, hilft bei der Umsetzung eines ebenenübergreifenden sozialen Netzwerks für die gesamte öffentliche Verwaltung.

Die gesamte Studie steht rechts als Download zur Verfügung.

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