Bis zum Jahr 2020 muss die elektronische Aktenführung in allen Bundesbehörden eingeführt sein – mit weitreichenden Folgen für die gesamte Verwaltungsarbeit. Länder und Kommunen werden mittelfristig folgen, dabei unterscheiden sich die Anforderungen an die E-Akte allerdings von Behörde zu Behörde. Sie orientieren sich beispielsweise an den jeweiligen Aufgaben, den bestehenden Prozessen, den IT-Fachverfahren und an den hauseigenen IT-Infrastrukturen.

Um mehr Transparenz im Themenfeld »Elektronische Verwaltungsarbeit« zu schaffen, hat Fraunhofer FOKUS Ende 2014 das »Schaufenster E-Akte« eingerichtet. Dieses steht Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der öffentlichen Verwaltung offen, um sich im Vorfeld von Ausschreibungen zu allen relevanten technischen und funktionalen Fragen zu informieren. Als neutrale Anlaufstelle für die Verwaltung hilft FOKUS bei der Erstellung einer Konzeption als Grundlage für die Beschaffung und begleitet Ausschreibungs- und Vergabeprozesse. Außerdem unterstützen wir die öffentliche Verwaltung bei der Auswertung von Angeboten und IT-Lösungs- und Betriebskonzepten.

Zu Demonstrationszwecken wurden E-Akte-Lösungen verschiedener Hersteller im FOKUS eGovernment-Labor aufgebaut. Themen sind dabei: Interoperabilität, E-Zusammenarbeit, Fachverfahrens-Integration, Langzeitarchivierung, Input- & Output-Management (u.a. DeMail-Integration), Cloud-Services und Nutzung mobiler Endgeräte. Weitere Informationen zu den Szenarien finden Sie auf den folgenden Seiten.