Aufgabe und Problemstellung

Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ist zentrale Verantwortliche für alle IT-Fachverfahren für das Jugendwesen im Land Berlin. In dieser Rolle initiiert und steuert sie den Einsatz von IT-Fachverfahren in den zwölf bezirklichen Jugendämtern und dem Landesjugendamt, dem ministeriellen Teil der Senatsverwaltung. Die Fachdomäne umfasst sämtliche IT-Fachverfahren für die Aufgabenfelder der Kinder- und Jugendhilfe sowie angrenzender Bereiche.

Ziel ist, IT-Fachverfahren und Dienste zu konsolidieren, zu standardisieren und zu modernisieren sowie diese in die IT-Plattform zu integrieren. Dabei wird die Konformität zu den ITK-Vorgaben und Standards des Landes Berlin gewahrt.

Lösungsansatz und technische Umsetzung

Im Rahmen des Projekts ISBJ wurde eine komponentenbasierte und dienstezentrierte Architektur realisiert. Komponenten sind unabhängig zu entwickelnde und verteilbare Software-Entitäten, die bestimmte Dienste bereitstellen. Diese Dienste können allein aufgrund der Kenntnis ihrer publizierten Schnittstellen benutzt werden, ohne dass die zugrunde liegende Implementierung bekannt ist. Die Komponenten selbst laufen im Kontext einer dedizierten Komponentenplattform ab, die die Verwaltung des Lebenszyklus der Komponenten übernimmt und Infrastrukturdienste wie Sicherheit, Persistenz- und Transaktionsverwaltung bereitstellt.

Fraunhofer FOKUS begleitet das Projekt seit 2004 in den Bereichen Architekturmanagement, Geschäftsprozessmodellierung, Anforderungsmanagement, IT-Sicherheit, Datenschutz, Technologieentwicklung sowie einer projektbegleitenden konstruktiven Qualitätssicherung. Herzstück ist die aus wieder verwendbaren Diensten und Komponenten bestehende serviceorientierte Referenzarchitektur (SOA), die unsere Expertinnen und Experten als technische Basis entworfen haben.

Schwerpunkte des Vorhabens ISBJ sind die beiden Teilprojekte Jugendhilfe und KiTa (Kinder in Tagesbetreuung).

IT-Fachverfahren Jugendhilfe seit Anfang 2021 im Produktivbetrieb

In der laufenden Arbeit ist das Teilprojekt Jugendhilfe nun erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt worden. Das neue IT-Fachverfahren ist seit dem 1. Januar 2021 landesweit im Einsatz und erleichtert Verwaltungsarbeit.

Zum Einsatz kommt die Software SoPart® der Firma GAUSS-LVS. Sie wird modular in den Aufgabenfeldern wirtschaftliche Jugendhilfe, Regionaler Sozialer Dienst, Kinderschutz, Vormundschaften, Beistandschaften, Unterhaltsvorschuss sowie bezirkliche und zentrale Jugendgerichtshilfe eingeführt und wurde erfolgreich als weiterer Baustein in die Plattform integriert.

Mit der Einführung des neuen Verfahrens werden Geschäftsprozesse beschleunigt, so dass für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Jugendämtern mehr Zeit für die Beratung ihrer Kunden bleibt. Die Zugriffe auf Einwohnermeldedaten, Adress- und Sozialraumdaten sowie der Zahlungsverkehr erfolgen unter Einhaltung des Datenschutzes direkt aus dem Fachverfahren. Die Jugendämter können Falldaten untereinander austauschen. Im nächsten Schritt ist eine Wirkungsmessung inklusive Evaluation der Hilfearten geplant.

Im Rahmen des Teilprojekts hat Fraunhofer FOKUS die Anforderungsanalyse durchgeführt, daraus eine Leistungsbeschreibung (fachliche und technische Anforderungen) und die Ausschreibungsunterlagen entwickelt, die Vergabe begleitet und die Einführung und Anpassung der ausgewählten Software in seiner Rolle als Qualitätssicherer begleitet. Konzepte zu Informationssicherheit und Datenschutz wurden entwickelt und mit Aufsichtsbehörden abgestimmt.

Teilprojekt KITA in Weiterentwicklung mit FOKUS-Expertise

Unsere Wissenschaflterinnen und Wissenschaftler sind zudem in das ISBJ-Teilprojekt KITA eingebunden, in dem die IT-Fachverfahren zur Kindertagesbetreuung und pflege, Sprachstand modernisiert und der Kita-Navigator eingeführt werden.

Die Software wurde aufgrund ihrer besonderen organisatorischen und verwaltungstechnischen Anforderungen im Land Berlin als eigenständige E-Government-Anwendung entwickelt. Nutzerinnen und Nutzer dieses Verfahrens sind nicht mehr nur Sachbearbeiter in den Ämtern, sondern auch die freien Träger und die Bürgerinnen wie Bürger (Eltern). Hervorzuheben sind insbesondere folgende technischen und fachlichen Anforderungen:

• Sicherstellung der Bescheiderteilung (Kita-Gutschein) für circa 200.000 aktive Unterbringungen in Kita und Schulhort und Berücksichtigung einer Fluktuation der Plätze von ca. 30 % (60.000 Neuanträge) pro Jahr
• Abrechnung der belegten Plätze durch 12 Jugendämter mit rund 800 Trägern
• Jeder Träger meldet die Veränderungen direkt dem gewährenden Jugendamt (Wohnsitz des Kindes). Dabei nutzt er besondere Funktionen des Kita-Programms.
• Für die Landesträger, den Schulhortbereich und ggf. für einige »Freie Träger« ist die Kosteneinziehung als Programmfunktion vorzusehen. Die Kostenfestsetzung erfolgt verbindlich durch die Jugendämter.
• Parlament, Senatsverwaltungen und bezirkliche Jugendämter sind mit allen finanziellen und statistischen Informationen für Abrechnung, Controlling, Planung und Revision zu versorgen.

All diese Forderungen lassen sich nur bei einer konsequenten Ausrichtung auf die im Projekt entwickelte Architektur erfüllen. Zusätzlich sollte eine Dienstelandschaft die Wirtschaftlichkeit der Anwendung weiter steigern. Kita wurde daher als erste große Anwendung der ISBJ-Plattform konzipiert.

Aktuell wird die Kita-Software einem Re-Design unterzogen, um die weitere Zukunftsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Software zu gewährleisten. Die Architektur wird dabei auf Micro-Services und auf eine Containerplattform für den Cloud-Betrieb im ITDZ Berlin umgestellt.

Unsere Leistungen im ISBJ-Projekt

• Projektbegleitende analytische und konstruktive Qualitätssicherung
• Beratung zur Weiterentwicklung der IT-Fachverfahrenslandschaft und der Anwendungs- und Sicherheitsarchitektur (Referenzarchitektur)
• Geschäftsprozess- und Anforderungsmanagement
• IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzepte
• Begleitung von Verfahrenseinführungen
• Konzeption und Begleitung von Systemtests
• Analyse und Bewertung des Software-Codes von Verfahren
• Vorbereitung und Durchführung von Tests zu Ergonomie und Barrierefreiheit
• Beratung zu Fragen der Performanceoptimierung
• Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Verfahrenssoftware durch Technologieentwicklung