Listenserver Datenschutzinfo

Im Rahmen der Nutzung des Mailinglistendienstes werden personenbezogenen Daten durch uns als den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verarbeitet und für die Dauer gespeichert, die zur Erfüllung der festgelegten Zwecke und gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen.

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

3. Weitergabe von personenbezogenen Daten

4. Betroffenenrechte

5. Datensicherheit

6. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher ist:

Fraunhofer-Gesellschaft

zur Förderung der angewandten Forschung e.V.

Hansastraße 27 c,

80686 München

für ihr Fraunhofer Institut FOKUS

(im Folgenden „Fraunhofer-FOKUS“)

E-Mail: info@fokus.fraunhofer.de

Der Datenschutzbeauftragte von Fraunhofer ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Datenschutzbeauftragter bzw. unter datenschutz@zv.fraunhofer.de erreichbar.

Sie können sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Der Mailinglistendienst dient dazu einen internen Austausch zwischen den Listenteilnehmern zu ermöglichen und diese regelmäßig mit Informationen zu den Themen der jeweiligen Mailingliste zu versorgen. Dabei werden E-Mails über unseren Mailinglistendienst zentral an alle Listenteilnehmer versendet.

a) Benutzerkonto

Sie haben die Möglichkeit sich ein Benutzerkonto anzulegen. Für die Nutzung unserer Mailinglisten ist ein Benutzerkonto nicht zwingend erforderlich. In Ihrem Benutzerkonto können Sie u.a. Ihre Einstellungen verwalten, das Listenarchiv (sofern aktiviert) nutzen oder Nachrichten senden.

Bei Einrichtung des Benutzerkontos erheben wir Ihre E-Mail-Adresse, damit wir Ihnen eine Nachricht senden können, über die Sie Zugang zur Passwortauswahl erhalten. Die E-Mail-Adresse ermöglicht zudem zusammen mit einem Passwort den Zugang zu Ihrem Benutzerkonto.

Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO und ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Registrierungsvorgang und Anlegen des Benutzerkontos) erforderlich, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

In Ihrem Benutzerkonto können Sie darüber hinaus freiwillig weitere Informationen (wie z.B. Namen) hinzufügen. Dies dient dazu unser Angebot benutzerfreundlicher zu gestalten und für die anderen Listenteilnehmern transparent zu machen, wer Listenteilnehmer ist. Die Datenverarbeitung der freiwilligen Angaben erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke stellen berechtigte Interessen im Sinne dieser Vorschrift dar.

Ihr Benutzerkonto wird automatisch nach 4 Wochen gelöscht, wenn sie alle Mitgliedschaften in Listen oder alle Funktionen als Listenverwalter aufgegeben haben.

Das betrifft nicht etwaige Nachrichten, die Sie an Mailinglisten gesendet haben, sofern die Archivfunktion aktiviert ist (s. dazu unter 2c)). Diese werden auch nachdem Ihr Benutzerkonto gelöscht wurde weiterhin gespeichert und den anderen Listenteilnehmern in dem Archiv zugänglich gemacht.

b) Mailinglisten

Sie können eine Mailingliste abonnieren, indem Sie durch einen Listenverwalter eingeladen werden, einen Anmeldewunsch an listen@fokus.fraunhofer.de senden oder, sofern die Liste sichtbar ist, eine Anmeldung über Ihr Benutzerkonto vornehmen.

Für die Eintragung in eine Mailingliste verarbeiten wir in der Regel Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie per E-Mail eine Registrierungsbenachrichtigung, dass Sie in die Mailingliste aufgenommen wurden.

Ist die Liste so konfiguriert, dass Sie sich eigenständig eintragen können, bekommen Sie eine E-Mail, die Sie bestätigen müssen. Dies dient uns als Nachweis darüber, dass die Anmeldung tatsächlich von Ihnen initiiert wurde und ihre E-Mailadresse gültig ist.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung Ihres Namens ist erforderlich, damit Ihnen Nachrichten über den Listenserver zugesendet werden können. Die Verarbeitung Ihres Namens dient dazu, dass der Listenverwalter überprüfen kann, ob Sie berechtigt sind in die konkrete Mailingliste aufgenommen zu werden. Insbesondere im Rahmen einer projektbezogenen Zusammenarbeit dient der Listenserver dazu den Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten zu ermöglichen und zu fördern. In den genannten Zwecken sind berechtigte Interessen im Sinne der vorgenannten Vorschrift zu sehen.

Die Abbestellung einer Liste ist jederzeit möglich, z. B. über Ihr Benutzerkonto, indem Sie zur Informationsseite der Liste gehen und dort im linken Menü auf den Link „abbestellen“ klicken oder eine Nachricht an listen@fokus.fraunhofer.de senden und dabei nach den hier näher beschriebenen Schritten vorgehen.

Ihre Daten werden nach Abbestellung der Mailingliste umgehenden gelöscht. Dazu werden Sie aus allen Listen entfernt und Ihre etwaigen Funktionen gelöscht. Sofern Sie ein Benutzerkonto angelegt haben, wird dieses ebenfalls automatisch 4 Wochen nach Abbestellung der Listen gelöscht (s. unter 2a)).

Das betrifft nicht etwaige Nachrichten, die Sie an die Mailingliste gesendet haben, sofern die Archivfunktion aktiviert ist ( s. dazu unter 2c)). Diese werden auch nachdem Sie die Liste abbestellt haben weiterhin gespeichert und den anderen Listenteilnehmern in dem Archiv zugänglich gemacht.

c) Archiv

In der Regel ist bei unserem Mailinglisten die Archivfunktion deaktiviert und ein längerfristiger Zugriff der über die Mailingliste versendeten Nachrichten somit ausgeschlossen. Falls die Funktion aktiviert sein sollte, können in dem Archiv einer Mailingliste alle Listenteilnehmer einsehen, welche E-Mails über die Liste versendet wurden. Das Archiv dient dem Zweck Informationen, die für alle Listenteilnehmer relevant sind zu dokumentieren und zugänglich zu machen. Die Speicherung der versendeten Nachrichten ermöglicht insbesondere Arbeitsabläufe innerhalb von Projekten bei Fraunhofer zu vereinfachen.

Die längerfristige Speicherung der Nachrichten in dem Archiv erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke stellen berechtigte Interessen im Sinne der genannten Vorschrift dar.

Die in dem Archiv gespeicherten Nachrichten werden gelöscht, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt. Bei Listen, die im Rahmen von Projekten von Fraunhofer angelegt wurden, ist das in der Regel der Fall, wenn das Projekt beendet ist. Etwas anderes kann gelten, wenn wir durch einen Projektvertrag zu einer längeren Speicherung über das Projektende hinaus verpflichtet sind. In diesem Fall können Sie die Speicherdauer dem jeweiligen Projektvertrag entnehmen.

3. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Eine Weitergabe kommt allenfalls in Betracht, wenn

• Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
  
• dies gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, oder
  
• wenn für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
  

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland (außerhalb der EU) oder eine internationale Organisation ist ausgeschlossen.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Vereinssitzes wenden.
  

5. Datensicherheit

Alle von Ihnen persönlich übermittelten Daten werden mit dem allgemein üblichen und sicheren Standard TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt übertragen. TLS ist ein sicherer und erprobter Standard, der z.B. auch beim Onlinebanking Verwendung findet. Sie erkennen eine sichere TLS-Verbindung unter anderem an dem angehängten s am http (also https://..) in der Adressleiste Ihres Browsers oder am Schloss-Symbol im unteren Bereich Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

6. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand 05/2018

Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation kann jederzeit auf der Webseite unter https://www.fokus.fraunhofer.de/599176cc66702b24 von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.