Dies ist eine Erweiterung unserer allgemeinen Datenschutzerklärung um die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen dieser Veranstaltung im Folgenden zu erklären.

Im Rahmen der Anmeldung für den Workshop »Innovative Datenanwendungen im Bereich der Wasserstraßen und des Schiffverkehrs« erheben wir folgende Pflichtangaben:

• Anrede,
• Name, Vorname,
• E-Mail-Adresse.

Zudem können weitere Angaben freiwillig getätigt werden:

• Titel,
• Firma/ Institution
  
• Position.

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegeben Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen, die Ihnen eine optimale Teilnahme ermöglichen sollen und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs ermöglicht. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns, die Veranstaltung interessen- und altersgerecht planen und durchführen zu können. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und den vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich. Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand, gespeichert und danach gelöscht, soweit wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. Im Falle einer längeren Speicherung erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich nur in dem Umfang, wie eine Aufbewahrungspflicht diese gebietet oder Ihre Einwilligung dies bestimmt. Im Übrigen werden die Daten für eine weitergehende Verarbeitung gesperrt.

Im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung über unsere Webformulare arbeiten wir mit dem Dienstleister Mailingwork GmbH, Birkenweg 7, 09569 Oederan, Deutschland (»Mailingwork«) zusammen. Zweck der Zusammenarbeit ist die professionelle Verwaltung von Online-Anmeldungen. Dazu werden die eingegebenen Daten auf den Servern von Mailingwork in Deutschland gespeichert.

Wir haben mit Mailingwork einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert Mailingwork, dass sie die Daten in unserem Auftrag im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleisten. Jegliche Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt nur zu dem genannten Zweck und in dem zur Erreichung dieses Zweckes erforderlichen Umfang.

Datenschutzrechtliche Hinweise zur Nutzung von MS Teams:

Fraunhofer FOKUS nutzt den Konferenzdienst Microsoft Teams. Wir weisen darauf hin, dass durch die Nutzung des Dienstes personenbezogene Daten erhoben und gespeichert werden können. Weitere Infos zu den rechtlichen Hinweisen zur Nutzung von Microsoft Office 365-Produkten bei der Fraunhofer-Gesellschaft e. V.: https://s3.fraunhofer.de/fo365-privacy-information/index.html