Szenario 1: E-Zusammenarbeit im Ministerium

Gemeinsames Szenario von Frauhofer FOKUS & Fabasoft

Ein Ministerialrat im Pressereferat erhält per E-Mail eine Anfrage, für deren Beantwortung er einen Sachbearbeiter im Pressereferat hinzuzieht. Er erstellt einen Teamroom und zieht die E-Mail-Anfrage in den Teamroom hinein. Er legt ein Antwortschreiben an, stimmt es mit einem zweiten Sachbearbeiter, der ebenfalls in den Teamroom eingeladen wird, ab und gibt ihm die notwendigen Schreibrechte. Dieser erweitert das Schreiben und fügt Kommentare an.

Als nächstes wird der Teamroom einer Akte zugeordnet und wird so automatisch zu einem Vorgang. Hier wird der Übergang von der informellen zur formalen Bearbeitung gezeigt.

Sachbearbeiter 1 kann nun die Geschäftsgänge für den Vorgang im Verfügungs-Editor definieren. Bei allen Beteiligten erscheint nun nacheinander die Aufgabe der Mitzeichnung. Nach der Schlusszeichnung wird das Antwortschreiben versendet.

Szenario 2: Fallbearbeitung in einem Fachbereich oder einer nachgeordneten Behörde

Gemeinsames Szenario von Frauhofer FOKUS & Fabasoft

Die Poststelle der Behörde erfasst die Eingangspost, die aus einem Funktions-E-Mail-Postfach importiert wurde und leitet einen Antrag an die zentrale Registratur weiter. Nachdem ein neuer Vorgang angelegt wurde, geht der Antrag zur Sachbearbeitung. Da eine Rückfrage notwendig ist, erstellt die Sachbearbeitung ein Antwortschreiben anhand einer Vorlage, das automatisch mit Adressdaten und Textbausteinen befüllt wird. Das Ausgangsschreiben wird mitgezeichnet und dann per E-Mail an den Antragstellenden versendet. Die Registratur verfügt zdA (zu den Akten), sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Der Vorgang wird damit in den passiven Aktenbestand überführt.