d.3 eAkte integriert in Bau-Fachverfahren

Gemeinsames Szenario von FOKUS und Codia

Mit der eAkte auf der Plattform d.3 bietet die codia Kommunalverwaltungen eine Lösung entsprechend dem Organisationskonzept „Elektronische Verwaltungsarbeit“. Die eAkte wird sowohl für die allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan eingesetzt als auch für die Verwaltung von Fallakten mit Fachverfahrensintegration. d.3 ist zertifiziert gemäß DOMEA 2.0 und bietet Schnittstellen und Integrationen zu Office, Outlook/Exchange, Lotus Notes, SharePoint und weit über 100 kommunalen Fachverfahren.

In der Live-Präsentation zeigt codia exemplarisch die Integration der d.3 eAkte in das Baugenehmigungsverfahren ProBAUG. Eine Bauakte wird mit der Scanlösung d.capture batch gescannt, die Dokumente werden automatisch indiziert und die Metadaten der gescannten Akte an das Mediencenter des Fachverfahrens übergeben. Aus dem Mediencenter heraus kann der Anwender direkt auf die gesamte Akte bzw. einzelne Dokumente zugreifen. Im Fachverfahren erstellte Dokumente werden automatisch in der eAkte abgelegt.

Über die Cloud-Lösung Foxdox können öffentliche Verwaltungen im Rahmen von eGovernment digitale Dokumente sicher mit Bürgern, Institutionen, Geschäftspartnern und anderen beteiligten Behörden austauschen. Bauverwaltungen bietet Foxdox eine sichere Kommunikationsplattform zur Nutzung durch Entwurfsverfasser und Architekten bis hin zum Bürger. Schriftstücke, welche die  Baugenehmigungsbehörde einem Antragsteller zustellen will, können automatisch aus dem Mediencenter des Fachverfahrens an den Foxdox-Account des Antragstellers versandt werden. Ebenso gelangen Schriftstücke, die der Antragsteller über sein Foxdox-Konto versendet, automatisch in die entsprechende d.3 Akte und den korrespondierenden Bauvorgang des Baugenehmigungsverfahrens.

Sofern bei der Sachbearbeitung in der Verwaltung auf Informationen außerhalb der Bauakte zugegriffen werden muss, kann diese Information aus dem Aktenplan bzw. über Volltextrecherche herangezogen werden.