Studie empfiehlt soziale Netzwerke gegen Wissensverlust in der Verwaltung

Meldung vom Di., 25. Februar 2014

Durch den demografischen Wandel verliert die öffentliche Verwaltung in naher Zukunft viele Mitarbeiter und mit ihnen einen erheblichen Erfahrungsschatz. Eine Studie schlägt nun vor, dieser Gefahr durch den Einsatz sozialer Netzwerke entgegenzutreten.
Unter dem Titel „Ein soziales Netzwerk als internes Kommunikations-mittel für die öffentliche Verwaltung“ haben das Fraunhofer-Institut FOKUS und die Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer untersucht, inwiefern sich ein soziales Netzwerk als Kommunikationskanal für öffentliche Verwaltungen eignet.

Als neue Plattform soll ein internes Netzwerk nicht nur den Austausch von Wissen beschleunigen und Informationssilos aufbrechen, sondern auch die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Verwaltungen fördern. Relevante Informationen lassen sich in Social Media durch Posten, Bloggen und Teilen mit großer Reichweite verbreiten und bleiben auch nach Ausscheiden der Mitarbeiter nachhaltig im Netzwerk erhal-ten. Datenschutz- und verfassungsrechtlich ist ein internes soziales Netzwerk unbedenklich, da seine Reichweite auf die Verwaltungen selbst und ihren Austausch untereinander beschränkt ist. Die Nutzung von Plattformen privater Anbieter ist nicht vorgesehen.

Die Studie beleuchtet die Fragestellung von rechtlicher, organisatorischer und technischer Seite und stellt eine Reihe von Handlungsempfehlungen zusammen, wie ein solches soziales Netzwerk beschaffen sein sollte:

  1. Motor für Modernisierung: Um E-Government und Open Government erfolgreich umzusetzen, muss die Verwaltung übergreifend handeln. Ein soziales Netzwerk, das verschiedene Verwaltungen intern verbindet, kann dazu als Übungsplatz dienen.
  2. Moderner Arbeitgeber: Die Verwaltung wird durch den Einsatz moderner Arbeitsmittel wie einem sozialen Netzwerk attraktiver für jüngere Mitarbeiter und verhindert das Abwandern auf Facebook und Co.
  3. Kulturwandel unterstützen: Das Handeln in Netzwerkstrukturen erfordert Lernbereitschaft, Selbstvertrauen, Fehlertoleranz. Ein internes soziales Netzwerk ermöglicht es, damit vertraut zu werden.
  4. Netzwerklogik lernen: Ein soziales Netzwerk dient als begleiten-des Instrument des Kulturwandels und hilft, die Vorteile von Zusammenarbeit im Arbeitsalltag erlebbar zu machen.
  5. Mehrwert sichern: Kollaborationstools, die Doodle oder Dropbox ähneln, eine Jobbörse oder spielerische Anreize wie Belohnungen für verfasste Blogbeiträge sorgen dafür, dass es sich lohnt, das soziale Netzwerk zu nutzen.
  6. „Aus der Verwaltung für die Verwaltung“: Das soziale Netzwerk sollte als originäres Angebot der Verwaltung für die Verwaltung bereitgestellt werden und nicht auf ein bestehendes, privates Netzwerk zurückgreifen. Das sichert den Datenschutz und steigert die Akzeptanz bei den Nutzern.
  7. Spielregeln formulieren: Die Nutzung sozialer Netzwerke erfordert Regelungen wie Dienstvereinbarungen oder Social Media Guidelines.
  8. Legitimierung und Förderung: Das soziale Netzwerk sollte als offizielles internes Arbeitsmittel eingestuft, ausgewiesen und gefördert werden.
  9. Klare Strategie: In welchem Umfang das soziale Netzwerk und entsprechende Technologien zum Einsatz kommen, muss strategisch geplant werden.
  10. Anbindung an den IT-Planungsrat: Eine zentrale, beim IT-Planungsrat angesiedelte Anwendung, z.B. als Cloud-Angebot, hilft bei der Umsetzung eines ebenenübergreifenden sozialen Netzwerks für die gesamte öffentliche Verwaltung.